Por Sebastián Valdebenito*

Nuestro ritmo de vida habitual cambió radicalmente el año 2020 cuando el 11 de marzo la Organización Mundial de la Salud declaró como pandemia el virus SARS-COV-2. Tras este anuncio muchos países implementaron estrictas medidas sanitarias que restringieron la movilidad de la población. Esto implicó la paralización del ámbito laboral en su modalidad presencial para dar paso al trabajo vía telemática, en los casos que fuese posible según el área de trabajo y las posibilidades y recursos tecnológicos de cada organización.

Los archivos, bibliotecas y centros de documentación no estuvieron ajenos a este contexto de crisis sanitaria pues se vieron obligados a suspender la atención presencial al público y, al mismo tiempo, debieron adaptarse a nuevas modalidades de gestión para dar continuidad a sus funciones. Sumado a lo anterior, parte de esas instituciones, sobre todo las pertenecientes al sector de la cultura, debieron lidiar con las dificultades económicas derivadas de la restricción de ingresos, quedando en serio riesgo el trabajo de sus funcionarios y los proyectos que estaban en marcha. Frente a este escenario surgieron interrogantes como: ¿Qué rol tuvieron las instituciones relacionadas a la gestión de la información durante la pandemia?; ¿Cuántas organizaciones estaban preparadas para una emergencia como la que se presentó en el año 2020?; ¿Qué instituciones tenían los medios para continuar su funcionamiento o adaptarse a la modalidad telemática?; y, ¿Cómo respondieron las organizaciones que no contaban con las herramientas para el trabajo a distancia? Son preguntas que se pueden responder acorde a las particularidades de cada caso, pero de todas ellas podemos obtener ideas u oportunidades de reinvención para el trabajo que realizan las instituciones del ámbito de la información y el resguardo del patrimonio documental.

Acorde a lo señalado por el comunicado de la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) en mayo del 2020, la Declaración Universal de los Archivos (UNESCO, 2011) menciona que «los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria y son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas» (González, «Comunicado COVID-19»). La cita anterior nos habla del rol que cumplen las instituciones de archivo en la sociedad. Durante la pandemia los archivos fueron los entes responsables de conservar aquellos documentos generados durante la crisis sanitaria, resguardando aquellos registros que son reflejo de las actividades políticas, sanitarias y económicas, entre otras, que llevaron a cabo las administraciones estatales durante la crisis, aportando a la preservación de la memoria y fortaleciendo la transparencia. En el futuro, aquella documentación preservada podrá ser consultada con fines de investigación histórica y sanitaria o como fuentes que permitan visualizar el pasado para actuar frente a una eventual emergencia global similar en el futuro.

En la práctica, el hecho de que una institución contase con un sistema de gestión documental electrónico adaptado a los requerimientos de organizaciones estatales y empresas, o simplemente, programas de difusión o softwares de código abierto para instituciones patrimoniales supuso una ventaja en cuanto al trabajo que se podía realizar de forma remota y, al mismo tiempo, responder de forma efectiva a las demandas de los usuarios. 

Funciones como la gestión de expedientes, controlar los registros de entrada y salida, responder a las solicitudes de acceso a la información, entre otras, fueron tareas que los archivos de entidades públicas —sobre todo aquellos relacionados al área de la salud— no tuvieron opción de postergar dentro de un contexto de crisis. Por el contrario, la producción y el resguardo de esa información era fundamental para tener registro de las actividades y tomar decisiones de carácter político y de salud en función de la pandemia. En los casos con mayor preparación, los organismos contaban con un sistema de gestión documental electrónico y una interoperabilidad eficiente que permitió contar con la información necesaria y fiable para actuar eficazmente frente a la situación de emergencia. Mientras que, en la vereda contraria, es decir, aquellas instituciones con menor preparación en este ámbito, debieron adquirir con rapidez herramientas tecnológicas y de gestión para trabajar con la documentación, lo que en algunos casos fue un proceso que tomó meses considerando el proceso de implementación a nivel institucional y la capacitación de sus funcionarios. 

Es menester señalar que la gestión de la información no se detuvo durante la pandemia y se podría considerar que su producción se vio incrementada en determinadas áreas del ámbito público durante los Estados de emergencia de diversos países. Por otro lado, el sector privado, se enfrentó a una situación similar. El teletrabajo se volvió una medida prioritaria y fue fundamental que los organismos contasen con un adecuado sistema de gestión documental electrónico para que su funcionamiento y el flujo de información no se viese interrumpido. Al mismo tiempo, era necesario considerar que el sistema de gestión documental debía estar adaptado a los requerimientos técnicos para funcionar en la modalidad laboral a distancia. Esto nos llevó a pensar en aquellas organizaciones que no contaban con un sistema de gestión documental y cómo esto pudo perjudicar su funcionamiento durante la crisis sanitaria.

Los archivos históricos y los centros de documentación también debieron asumir el desafío de adaptarse al contexto de emergencia. Medidas como utilizar los recursos digitales disponibles para permitir a los usuarios el acceso desde internet al material patrimonial significó evaluar herramientas y arquitectura tecnológica que se adaptase a los requerimientos de cada institución. Por otra parte, se consideraron relevantes los medios de difusión de la documentación, los que fueron una tendencia creciente en organizaciones culturales o educativas, realizando muestras virtuales o actividades online para sus audiencias. Para complementar lo anterior, se recurrió a las redes sociales para interactuar con su audiencia fidelizada o buscar captar nuevos públicos.

El escenario que se vivió durante la crisis sanitaria fue un momento idóneo para repensar nuestro trabajo y considerar los alcances y la relevancia que tienen los archivos para otras disciplinas que colaboran y se retroalimentan con nuestro trabajo. También, fue un buen momento para evaluar y mejorar una serie de aspectos relacionados a la gestión documental como:

-Adecuación de la política de gestión documental de la organización.

-Actualizar los protocolos de acción frente a situaciones de emergencia.

-Incorporar nuevas tecnologías que permitieran mejorar el trabajo de gestión documental. 

-Mejorar la política de digitalización, su preservación y su seguridad.

-Mejorar ámbitos relacionados con la atención al usuario.

Otro ámbito relevante fueron las medidas de limpieza preventiva y conservación de la documentación las que comenzaron a ser aplicadas una vez que se inició el proceso de desescalada de la pandemia. La aplicación de nuevos protocolos y medidas modificó la forma en que se realizaban las consultas, los préstamos, la recepción e instalación de la documentación. Por ejemplo, el gobierno de España a través del Boletín Oficial del Estado publicó la Orden SND/388/2020 de 3 de mayo, en la que se establecieron una serie de medidas para la apertura de los archivos al público, entre las que se señala que los documentos consultados de manera presencial deberán permanecer en cuarentena durante un periodo mínimo de 10 días antes de volver a utilizarlos (BOE-A-2020-4793, 31126). En el caso particular de Chile, el Servicio Nacional de Patrimonio Cultural emitió la Resolución exenta n°1032 del 1 de septiembre de 2020 que establecía el Protocolo general sectorial Coronavirus COVID-19 para bibliotecas públicas y patrimoniales, documento que tenía como objetivo establecer una pauta de recomendaciones a seguir como medidas sanitarias para funcionarios y usuarios. Respecto al proceso de préstamos y devolución de ejemplares, se recomendaba el uso de buzones o cajas de devolución para aislar de manera preventiva los ejemplares durante 14 días. Cada ejemplar debía ser rotulado con la fecha de almacenamiento y con la del retiro correspondiente (Servicio Nacional de Patrimonio Cultural, 9). Este tipo de medidas conjeturó nuevos desafíos en cuanto a la manipulación del material, debido a las disposiciones adoptadas para evitar contagios y en relación a la conservación de los documentos, pues se debieron adaptar nuevos espacios de aislamiento y métodos de limpieza que no alteraran las condiciones físicas del material. 

El hecho de que los documentos consultados tuviesen que ser sometidos a cuarentenas preventivas tuvo, en cierta medida, un efecto adverso en el trabajo de investigación de académicos y estudiantes, debido a que no se encontraban disponibles para ser revisados. Sumado a ello, los espacios de consulta restringieron su aforo y los tiempos de utilización del mismo se redujeron a causa de las medidas adoptadas para prevenir contagios como la ventilación natural y la sanitización de los inmuebles, lo que a la larga generó problemas y saturación en el acceso a la documentación. 

Por otro lado, los problemas asociados a la consulta presencial supusieron una oportunidad para que los centros de documentación o archivos implementaran una política de digitalización de sus documentos, pues se estableció que «los archivos prestarán sus servicios preferentemente por vía telemática» (BOE-A-2020-4793, 31125). Esto significó un avance hacia la preservación digital y, a su vez, un apoyo para la difusión de los fondos documentales en plataformas y medios digitales.

Oportunidades para un mayor apoyo a la gestión del patrimonio documental

Organismos relacionados al ámbito de los archivos emitieron comunicados durante la crisis de COVID-19, destacando el rol que tienen estas entidades dentro de dicho contexto. La UNESCO, por ejemplo, desde un punto de vista patrimonial publicó una declaración titulada: «Convirtiendo la amenaza del COVID-19 en una oportunidad para un mayor apoyo al patrimonio documental».¹ En esta se destacan las acciones que pueden realizar los archivos para preservar la documentación relacionada al COVID-19 desde una perspectiva que apela a la memoria y a la historia. 

Por otra parte, se menciona que el Programa Memoria del Mundo está dispuesto a apoyar a todos los Estados Miembros que deseen preservar los registros oficiales relacionados con la COVID-19. Para ello plantea que se amplíe la cooperación a nivel nacional e internacional en aspectos como la accesibilidad y la preservación del patrimonio documental. 

Para lograr dicho objetivo se apela al apoyo mutuo entre los diferentes socios y organizaciones encargadas del ámbito documental y patrimonial en distintos niveles. También se invita a los Estados miembros a aumentar la inversión en la preservación y la accesibilidad del patrimonio documental como cuestión de reducción y gestión de los riesgos de desastre. Este se convierte en un punto relevante considerando que uno de los sectores más afectados con la paralización laboral durante la cuarentena fue el sector de la cultura, al perjudicar sus medios de sustento.

Además, —y pensado en las futuras generaciones— menciona la relevancia que tiene el acceso a la información y su buena utilización para la realización de investigaciones e intervenciones, y para comprender aspectos socioeconómicos, políticos y culturales de cualquier pandemia desde un punto de vista histórico y social. Finalmente, demanda que los archivos se encarguen de conservar y otorgar acceso a la información fiable que ha sido producida durante la pandemia de la COVID-19 y con esto contribuir a la seguridad y transparencia y, a su vez, hacer frente a la desinformación.

El caso del Centro de Investigación y Documentación de la Universidad Finis Terrae durante la pandemia

Al momento de declararse la pandemia durante el año 2020, el Centro de Investigación y Documentación de la Universidad Finis Terrae (CIDOC) solo recibía consultas presenciales y no contaba con una plataforma online que permitiese a sus usuarios el acceso remoto a sus fondos y colecciones. En el pasado el centro contaba con un software de gestión de archivos que permitía realizar consultas online, pero por motivos externos a la institución esa herramienta debió ser dada de baja.

Una vez que se comenzó a retomar la presencialidad en el ámbito laboral, la Universidad elaboró el Plan de Retorno 2020 establecido por el Departamento de Infraestructura y Servicios Generales. Este fue adaptado a las necesidades de CIDOC y en octubre del 2020 se elaboró un protocolo de apertura que contemplaba medidas preventivas y de resguardo de la higiene. Entre las disposiciones adoptadas se encontraba el uso obligatorio de mascarilla al interior de la sala de consultas, la ventilación del espacio de forma natural evitando el aire acondicionado y el empleo de alcohol gel para la higienización de manos de todos los que tuvieran acceso a la sala. Por otra parte, las medidas aplicadas para resguardar el distanciamiento físico que se implementaron fueron agendar visitas solo con cita previa concertada por correo electrónico, el ingreso de un usuario a la vez, el uso de un formulario con datos de contacto, fecha, horario, motivo de la visita, y los documentos que deseaba revisar la/el interesado. 

Estas disposiciones se mantuvieron hasta el 2022, cuando en el mes octubre el Ministerio de Salud de Chile anunció el avance a la fase de apertura y el uso de la mascarilla dejó de ser obligatorio en espacios cerrados, se eliminaron los aforos y se suprimió el pase de movilidad.

Imagen 1. Investigadora en sala de consultas CIDOC utilizando elementos de prevención de contagio por COVID-19.

Proyecto de repositorio digital CIDOC: una respuesta a los nuevos requerimientos y necesidades que surgieron durante la pandemia de COVID-19 

En relación a todo lo expuesto y buscando responder a las necesidades de los usuarios internos y externos para consultar de manera remota los fondos y colecciones de CIDOC, en diciembre de 2021 se iniciaron las gestiones para llevar a cabo el proyecto de implementación de un repositorio digital que permitiera el acceso a la información y que fuese útil como medio de difusión y puesta en valor del patrimonio documental que conserva el centro de manera online. Para este proyecto se evaluó la instalación del software de archivos de código abierto Access to Memory (AtoM versión 2.6.4), desarrollado por Artefactual en colaboración con el International Council on Archives. Luego de conocer la experiencia de otras instituciones como la de Bibliotecas de la Universidad de Concepción², se decidió instalar este programa porque respondía a los requerimientos del centro y, además, se adaptaba a las características y al tipo de documentación que se conserva. Para este trabajo se solicitó la colaboración del equipo de Tecnologías de la Información de nuestra casa de estudios para instalar el software y realizar la configuración previa. 

Una vez instalado, en marzo del presente año se inició el trabajo de organización de fondos, secciones, series y unidades documentales. Este proceso lo realizó en gran medida las y los ayudantes de CIDOC, quienes son estudiantes de las diferentes escuelas de la Facultad de Humanidades y Comunicaciones y que fueron capacitados con los conceptos básicos y normas archivísticas internacionales (ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDIAH, ISDF) para utilizar esta herramienta de manera eficiente. Además de llevar a cabo la organización y la descripción de las agrupaciones documentales, se han adjuntado a la plataforma objetos digitales reutilizando las digitalizaciones en formato PDF de los documentos en soporte papel. En paralelo, se realizó una evaluación previa de los documentos faltantes por digitalizar con el fin de concretar este proceso y obtener imágenes en formatos TIFF, JPG y PDF para el caso de los documentos en papel, y en formato MP4 para las cintas de casete utilizando el software de licencia libre Audacity que permite la migración desde soporte análogo a formato digital. Este proyecto aún está en proceso de elaboración, pero por el momento cuenta con siete fondos personales pertenecientes a personajes relevantes de la historia política reciente de nuestro país, dos secciones de la colección audiovisual que corresponden a entrevistas realizadas por CIDOC a personalidades de la política nacional; y dos colecciones de documentación política e iconográfica del siglo XX. 

Imagen 2. Previsualización del software de archivos AtoM de CIDOC.

Las oportunidades que nos deja la emergencia sanitaria

Para el ámbito archivístico, el momento de crisis supuso una oportunidad para poner en valor el trabajo de las instituciones relacionadas al tratamiento de información y la conservación del patrimonio documental. También para repensar las formas de relacionarnos con las audiencias y cómo cambiar la imagen del archivo como un espacio exclusivo para el almacenamiento de documentos, por la de una entidad que puede ofrecer acceso remoto y digital a la información de carácter única, y con valor para la memoria histórica. A la vez, fue una instancia para plantear posibilidades de participación mediante actividades patrimoniales, y la utilización de nuevas herramientas digitales para visibilizar a través de internet y las redes sociales el trabajo que se realiza y sus implicancias.

Para aquellos organismos que aún no cuentan con un sistema de gestión documental, el paso de la pandemia fue un llamado a poner atención a los beneficios que esta herramienta involucra dentro de una institución estatal, privada o cultural. Y es que, finalmente, son los archivos los que tendrán el privilegio de ser los entes encargados de la custodia de la documentación producida durante este periodo histórico; pero, más importante aún, será el hecho de que tendrán a disposición de la ciudadanía información fiable y segura sobre los cambios que el SARS-Cov-2 dejó a su paso.

REFERENCIAS

Boletín Oficial del Estado. (2022, 11 de octubre). Disposiciones generales, Ministerio de Sanidad.Hosteleria de Granada. https://www.hosteleriadegranada.es/wp-content/uploads/2020/05/BOE-A-2020-4793.pdf 

González Quintana, Antonio. (2022, 06 de octubre) Comunicado COVID-19. ANABAD https://www.anabad.org/el-papel-de-los-archivos-en-la-crisis-del-covid-19/.. 

Servicio Nacional de Patrimonio Cultural. (2022, 07 de octubre ) Resolución externa N°1032. Santiago, 1 de septiembre de 2020. Ministerio de las Cultura, las Artes y el Patrimonio. https://www.cultura.gob.cl/wp-content/uploads/2020/11/rex-n1032_-aprueba-protocolo-general-bibliotecas.pdf>. 

UNESCO. (2022, 11 de octubre). Convirtiendo la amenaza del COVID-19 en una oportunidad para un mayor apoyo al patrimonio documental. ICA. https://www.ica.org/sites/default/files/unesco_spanish.pdf. 

Valdebenito, Sebastián. (2020). Los archivos en tiempos de pandemia. Baalberit, 12, 38-40.  https://madmagz.com/magazine/1786178#/ 

NOTAS

1.  UNESCO. Convirtiendo la amenaza del COVID-19 en una oportunidad para un mayor apoyo al patrimonio documental. https://www.ica.org/sites/default/files/unesco_spanish.pdf ↩︎
2. El proyecto realizado por Bibliotecas Universidad de Concepción con el Archivo Luis David Cruz Ocampo utiliza Access to Memory. Para más información ver Universidad de Concepción. Archivo Luis David Cruz. http://archivoluisdavidcruzocampo.udec.cl/ ↩︎

*Sebastián Valdebenito. Coordinador del área de documentación CIDOC.